Privacy Policy & Termini di Servizio

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Indice

1. Privacy Policy

Informativa nei confronti di persone fisiche ai sensi dell’art. 13 e 14 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016

Premessa

Noi di Immigreer riteniamo che la privacy dei nostri visitatori sia estremamente importante. Questo documento descrive dettagliatamente i tipi di informazioni personali raccolti e registrati dal nostro sito e sui sottodomini e come essi vengano utilizzati.

Di seguito potete visualizzare la nostra informativa relativa ai nostri software per clienti e fornitori e la politica per la sicurezza, e scaricarle in PDF.

Informativa Privacy Clienti e Fornitori

Ai sensi dell’Art. 13 e 14 del GDPR UE 2016/679 relativi alla tutela del trattamento dei dati personali. Scarica il PDF originale.

CODEBASE SRL
Via Degli Orti, 72 – 93100 Caltanissetta (CL)

Vi informiamo che CODEBASE SRL procederà al trattamento dei dati personali forniti, ovvero altrimenti acquisiti nell’ambito della sua attività, nel rispetto del GDPR UE 2016/679 con modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza e, comunque, con strumenti manuali ed elettronici o automatizzati.

Finalità del trattamento

  • I dati personali ordinari e sensibili che verranno forniti verbalmente e per iscritto, nel passato come quelli che saranno forniti nel futuro, saranno utilizzati solo per dar corso al rapporto di lavoro intercorrente con l’interessato.
  • Eventuali Suoi dati ordinari e sensibili sotto forma di qualsiasi tipo di immagine fotografica e scansione in formato cartaceo e/o elettronico anche relativi a sue proprietà, saranno oggetto di trattamento per attività di progettazione, elaborazione tecnica, amministrazione e quant’altro necessario per l’adempimento dell’incarico affidatoci.
  • I dati suddetti forniti verbalmente e per iscritto, nel passato come quelli che saranno forniti nel futuro nell’ambito della consulenza tecnica e amministrativa saranno oggetto di trattamento per finalità gestionali, statistiche mediante la consultazione, l’elaborazione, il raffronto e l’interconnessione ed ogni altra opportuna operazione di trattamento ritenuta necessaria.
  • I dati suddetti potranno essere utilizzati per finalità di ricerca scientifica o statistica e comunque trasmessi in modo anonimo.
  • I dati suddetti sono e saranno trattati nei modi e nei limiti e per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti e per un tempo superiore al solo scopo storico o statistico.
  • I dati suddetti sono e saranno trattati su supporto cartaceo e con l’ausilio di supporti informatici ad opera di soggetti appositamente incaricati.
  • I predetti dati non saranno né comunicati né diffusi con eccezione degli obblighi di legge verso gli enti preposti che richiedano anche trasmissioni telematiche.

Modalità del trattamento

I dati verranno trattati principalmente con strumenti elettronici e informatici e memorizzati sia su supporti informatici, su supporti cartacei e su ogni altro tipo di supporto idoneo ai quali potrà accedere solo il personale incaricato, nel rispetto delle misure di sicurezza ai sensi del GDPR UE 2016/679.

Natura obbligatoria

Tutti i dati richiesti sono obbligatori e necessari per fornire le prestazioni tecniche ed amministrative richieste: tali dati possono essere richiesti anche in sede di stipule, contrattazioni e modulistica e rientrano in questa stessa informativa.

Conseguenze del rifiuto dei dati

In caso di mancato inserimento di uno o più dati obbligatori l’interessato non potrà avvalersi di alcune o di tutte le prestazioni e le consulenze richieste sollevando esplicitamente la CODEBASE SRL da qualsiasi responsabilità.

Diritti dell’interessato

In relazione al trattamento di dati personali l’interessato ha diritto, ai sensi del GDPR UE 679/2016, all’accesso ai dati personali, alla facoltà di chiederne l’aggiornamento, la rettifica, l’integrazione e la cancellazione nonché di opporsi all’invio completamente o in parte di comunicazioni commerciali; l’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma chiara.

Soggetti cui potranno essere comunicati i dati personali

I dati potranno essere comunicati a:

  • Personale di CODEBASE SRL e sedi distaccate in qualità di Responsabili e Incaricati al trattamento per l’espletamento del servizio da Lei richiesto e comunque solo a personale debitamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy ed esplicitamente incaricato.
  • Professionisti e specialisti, anche di società collegate che esercitano all’interno dei nostri uffici o in altre sedi, ed esplicitamente autorizzati e incaricati.
  • I Suoi dati anagrafici e l’oggetto del rapporto con CODEBASE SRL e quanto altro necessario potranno essere comunicati, in base alle norme vigenti per quanto di competenza, all’autorità giudiziaria o ad altri enti destinatari per legge o regolamenti che abbiano motivo per richiederli.

Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è CODEBASE SRL nella persona del suo Titolare del trattamento dei dati personali Sig. BOSCO ROSARIO all’indirizzo indicato in testata.

Caltanissetta, 8 Gennaio 2024

Politica integrata per la sicurezza delle informazioni e per la qualità

ISO 27001 · 9001. Scarica il PDF originale.

Scopo e campo di applicazione

CODEBASE SRL è un’azienda che opera nel campo della progettazione e assistenza di programmi informatici. Data la natura delle proprie attività, considera la sicurezza delle informazioni un fattore cruciale per la protezione del proprio patrimonio informativo ed un fattore di valenza strategica sul mercato.

Consapevole del fatto che i servizi offerti possono comportare l’affidamento di dati e informazioni critiche, applica il SGSI (Sistema di Gestione per la Sicurezza delle Informazioni) ed il SGQ (Sistema di Gestione per la Qualità) a tutte le attività e ai servizi offerti.

Per questo motivo la società CODEBASE SRL adotta le misure, sia tecniche che organizzative, necessarie a garantire al meglio l’integrità, la riservatezza, la disponibilità e la qualità sia del patrimonio informativo interno che di quello affidatogli dai propri clienti. Su tali basi è implementato il Sistema integrato (SGSI e SGQ) definito in conformità alle prescrizioni della norma internazionale UNI CEI ISO/IEC 27001:2022 estesa ai controlli UNI CEI ISO/IEC 27017:2015 e UNI CEI ISO/IEC 27018:2019 e alla norma UNI EN ISO 9001:2015.

Obiettivi e principi

L’obiettivo del SGSI di CODEBASE SRL è di garantire un adeguato livello di sicurezza dei dati e delle informazioni attraverso l’identificazione, la valutazione e il trattamento dei rischi ai quali i servizi/prodotti stessi sono soggetti. Inoltre, definisce un insieme di misure organizzative, tecniche e procedurali atte a garantire tale obiettivo.

I macro-obiettivi che CODEBASE SRL intende raggiungere con l’implementazione del SGSI sono:

  • Il soddisfacimento di tutti gli stakeholder interni ed esterni all’organizzazione.
  • Monitorare il raggiungimento degli obiettivi per la qualità fissati.
  • Monitorare il grado di raggiungimento di soddisfazione dei clienti in relazione ai servizi erogati.
  • Di applicare e garantire la conformità ad un sistema di gestione per la qualità conforme ai requisiti della norma UNI EN ISO 9001:2015.
  • Il soddisfacimento dei requisiti di riservatezza, integrità e disponibilità delle informazioni relative al business, ai clienti, ai fornitori e al personale interno.
  • Garantire all’organizzazione la piena conoscenza delle informazioni gestite e la valutazione della loro criticità, al fine di agevolare l’implementazione degli adeguati livelli di protezione.
  • Garantire una chiara allocazione delle autorità e responsabilità per la sicurezza delle informazioni.
  • Garantire che il Personale interno abbia un elevato grado di consapevolezza e competenza sul tema della sicurezza delle informazioni.
  • Garantire l’accesso sicuro alle informazioni, in modo da prevenire trattamenti non autorizzati o realizzati senza i diritti necessari.
  • Garantire che l’organizzazione e le terze parti collaborino al trattamento delle informazioni adottando procedure volte al rispetto di adeguati livelli di sicurezza.
  • Garantire che l’organizzazione e le terze parti che collaborano al trattamento delle informazioni abbiano piena consapevolezza delle problematiche relative alla sicurezza.
  • Garantire che le anomalie e gli incidenti aventi ripercussioni sul sistema informativo e sui livelli di sicurezza aziendale siano tempestivamente riconosciuti e correttamente gestiti attraverso efficienti sistemi di prevenzione, comunicazione e reazione al fine di minimizzare l’impatto sul business.
  • Garantire che l’accesso alle sedi ed ai singoli locali aziendali avvenga esclusivamente da personale autorizzato, a garanzia della sicurezza delle aree e degli asset presenti.
  • Garantire la conformità con i requisiti di legge ed il rispetto degli impegni di sicurezza stabiliti nei contratti con le terze parti.
  • Garantire la rilevazione di eventi anomali, incidenti e vulnerabilità dei sistemi informativi al fine di rispettare la sicurezza e la disponibilità dei servizi e delle informazioni.
  • Garantire la continuità del business aziendale attraverso l’applicazione di procedure di sicurezza stabilite.
  • Di applicare e garantire la conformità ad un sistema di gestione per la sicurezza delle informazioni conforme ai requisiti della norma UNI CEI EN ISO/IEC 27001:2022, integrando i controlli previsti dalla stessa norma con le linee guida definite:
    • ISO/IEC 27017:2015 – Prassi per i controlli di sicurezza delle informazioni per i servizi in Cloud.
    • ISO/IEC 27018:2019 – Prassi per la protezione dei dati personali trattati nei servizi Cloud pubblici.
  • Di ottemperare ai requisiti richiesti dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) per la qualificazione come fornitori CSP e di servizi SaaS per il Cloud della PA, secondo le circolari AgID n. 2 e 3 del 9/04/2018, e per l’inserimento dei servizi SaaS di Codebase nel Marketplace Cloud previsto nelle circolari stesse.
  • Assicurare il rispetto di tutte le normative Italiane cogenti e legali applicabili.

Servizi erogati in modalità cloud

L’organizzazione eroga servizi di cloud computing in modalità SaaS (Cloud Service Provider, Software-as-a-Service) in quanto i servizi all’utente finale sono erogati tramite applicazioni basate sul Web.

Codebase, nell’utilizzare la infrastruttura IAAS a supporto dei propri processi, acquisisce il ruolo di Cloud Service Customer.

Codebase utilizza un provider certificato CSP (Cloud Service Provider) qualificato Tipo C da AgID.

In relazione alla erogazione di applicazioni informatiche in modalità SaaS tramite piattaforme CLOUD, la Direzione si impegna ad adottare tutti gli opportuni requisiti di sicurezza ed obiettivi di controllo previsti dalla ISO/IEC 27018 per garantire la protezione dei dati personali degli interessati che gestisce, con particolare riferimento a quelli dei propri clienti.

Rispetto a questi ultimi l’azienda, ai sensi della ISO 27018 e in accordo con la legislazione privacy vigente (GDPR), agisce come “Data Processor” ovvero come Responsabile del Trattamento, dichiarando questo status e i relativi obblighi che ne discendono nei contratti con i clienti.

Tali obblighi sono riportati nelle nomine a responsabile dei fornitori utilizzati da Codebase per svolgere il trattamento.

Codebase crede fermamente che i suddetti principi guida costituiscano l’essenza di una gestione accurata e consapevole della protezione dei dati personali e considera tutto ciò come un fattore imprescindibile non soltanto per assicurare il rispetto dei requisiti cogenti e regolamentati, ma anche per favorire una misura di competitività che fa della protezione dei dati personali una linea strategica di sviluppo del business e crea i presupposti fondamentali per ottenere la fiducia degli stakeholder.

La protezione dei dati personali viene inquadrata nella più ampia sicurezza delle informazioni e pertanto è oggetto di cura e gestione del sistema integrato adottato ed è pertanto intesa come inscindibile dalla politica generale di sistema. La Direzione dedica il medesimo impegno al rispetto della presente politica, nell’assegnare risorse, nel sostenere il personale coinvolto e nell’effettuare riesami di adeguatezza.

Responsabilità e riesame della politica di sicurezza delle informazioni

La Direzione coordina ed è responsabile del rispetto dei principi e della corretta implementazione del SGSI, in coerenza con l’evoluzione del contesto aziendale e di mercato, valutando eventuali azioni da intraprendere a fronte di eventi come:

  • Evoluzioni significative del business.
  • Cambiamenti significativi del contesto in cui opera l’azienda.
  • Cambiamenti significativi rispetto alle aspettative ed esigenze delle parti interessate alle attività dell’azienda.
  • Nuove minacce rispetto a quelle considerate nell’attività di analisi del rischio.
  • Significativi incidenti di sicurezza.
  • Evoluzione del contesto normativo o legislativo in materia di trattamento sicuro delle informazioni.

La Politica della Sicurezza delle Informazioni è formalizzata come documento del SGSI, e viene periodicamente riesaminata e aggiornata per assicurare il suo continuo miglioramento ed è condivisa con il personale interno, i clienti, i fornitori e terze parti rilevanti.

Caltanissetta, 08 Gennaio 2024 — La Direzione

Modello di Shared Responsibility

Md. 006 · Rev 1 – Ed 1 Rev 1 del 08/01/2024. Scarica il PDF originale.

Questo schema è redatto allo scopo di rappresentare e comunicare, in maniera efficace e sintetica, le responsabilità relative ai ruoli di sicurezza per le informazioni condivise nel servizio cloud offerto dalla Codebase SRL alle scuole, alle aziende ed ai loro utilizzatori.

Come gestore del servizio cloud la Codebase SRL applica e pubblica non solo la sua Policy Web ma anche lo schema delle responsabilità contrattuali, anche allo scopo di rendere gli utenti del servizio consapevoli dei loro ruoli e responsabilità nell’uso del servizio cloud.

Lo schema che segue rappresenta quindi:

  • Gli attori nella catena di responsabilità (Soggetto) dall’utilizzatore finale degli applicativi (es. docenti) al fornitore della infrastruttura cloud;
  • Il servizio erogato dal soggetto (sintesi del contratto tra le parti);
  • Il ruolo assunto dal soggetto nella catena di responsabilità (classificazioni ISO/IEC 27017:2022, 27018, GDPR e cloud marketplace AgID);
  • L’elenco sintetico delle responsabilità assunte da ciascun soggetto nell’erogazione e fruizione del servizio.

Nello schema sono utilizzati i seguenti termini:

  • CS CUSTOMER: Cloud Service Customer (CSC) – acquirente del servizio cloud.
  • CS PROVIDER: Cloud Service Provider (CSP) – fornitore di servizi in modalità cloud.
  • PII PRINCIPAL: persona a cui i dati personali (PII) si riferiscono («interessato»).
  • PII CONTROLLER: soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali («titolare del trattamento»).
  • PII PROCESSOR: soggetto che tratta dati personali per conto del PII controller («responsabile del trattamento»).
  • SaaS: classe di servizi fully-managed in cui il gestore del servizio (CSP) si occupa della messa in esercizio e manutenzione dello stesso (su infrastruttura cloud propria o di terzi), lasciando al fruitore del servizio (CSC) il solo ruolo di utilizzatore delle funzionalità offerte.

Schema delle responsabilità

  • Cloud Service Provider (infrastruttura) – Servizio erogato: messa a disposizione e gestione della infrastruttura cloud. Ruolo: CS PROVIDER; ruolo AgID/ACN: CSP qualificato. Proprietà: infrastruttura e sistemi collegati. Responsabilità: mantenimento infrastruttura; conservazione sicura informazioni.
  • Applicativo (Archimede, ByronWeb, Immigreer) – Servizio erogato: messa a disposizione di applicativi in SaaS, assistenza e manutenzione. Ruolo: CS PROVIDER e PII PROCESSOR; ruolo AgID/ACN: fornitore SaaS qualificato. Proprietà: software. Responsabilità: messa a disposizione applicativo; assistenza applicativi; formazione agli operatori; etichettatura proprietà informazioni; conservazione informazioni.
  • Scuola / Aziende (clienti) – Servizio erogato: messa a disposizione di applicativi in SaaS, assistenza e manutenzione (da parte di Codebase). Ruolo: CS CUSTOMER e PII CONTROLLER; ruolo AgID/ACN: fornitore SaaS qualificato (Codebase). Proprietà: dati e documenti. Responsabilità: uso e consultazione applicativi; generazione credenziali; aggiornamento credenziali; etichettatura dati e documenti; emissione regole per utilizzo.
  • Alunni, Famiglie, Docenti, Personale, Ospiti, Aziende (interessati) – Ruolo: PII PRINCIPAL. Proprietà: dati e documenti. Responsabilità: uso e consultazione degli applicativi; custodia delle credenziali; rispetto regole e istruzioni.

Caltanissetta, 08 Gennaio 2024 — La Direzione

1.1 Questo sito web utilizza i Cookies

I cookies sono piccoli file di testo che vengono automaticamente posizionati sul PC del navigatore all’interno del browser. Essi contengono informazioni di base sulla navigazione in Internet e grazie al browser vengono riconosciuti ogni volta che l’utente visita il sito.

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1.3 Come disabilitare i Cookies

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1.4 Gestione dei Cookies

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1.5 I nostri partner pubblicitari

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Il nostro sito non ha accesso o non controlla questi cookie utilizzati da inserzionisti di terze parti.

1.6 Norme sulla privacy di terze parti

È necessario consultare le rispettive norme sulla privacy di questi server di terze parti per ulteriori informazioni sulle loro pratiche e per istruzioni su come disattivare alcune pratiche.

La nostra politica sulla privacy non si applica ai fornitori di terze parti ed ai partner pubblicitari, e non possiamo controllare le attività di tali altri inserzionisti o siti web.

Se desideri disattivare i cookie, puoi farlo attraverso le tue singole opzioni del browser. Ulteriori informazioni sulla gestione dei cookie con browser web specifico possono essere trovati nei rispettivi siti web dei browser.

1.7 File di Registrazione (Log Files)

Come molti altri siti web, il nostro utilizza file di log. Questi file registrano semplicemente i visitatori del sito – di solito una procedura standard delle aziende di hosting e dei servizi di analisi degli hosting.

Le informazioni contenute nei file di registro comprendono indirizzi di protocollo Internet (IP), il tipo di browser, Internet Service Provider (ISP), informazioni come data e ora, pagine referral, pagine d’uscita ed entrata o il numero di clic.

Queste informazioni vengono utilizzate per analizzare le tendenze, amministrare il sito, monitorare il movimento degli utenti sul sito e raccogliere informazioni demografiche. Gli indirizzi IP e le altre informazioni non sono collegate a informazioni personali che possono essere identificate, dunque tutti i dati sono raccolti in forma assolutamente anonima.

1.8 Finalità del trattamento

I dati dei visitatori del sito e dei contatti commerciali possono essere raccolti per una o più delle seguenti finalità:

  • fornire l’accesso ad aree riservate del Portale e di Portali/siti collegati con il presente e all’invio di comunicazioni anche di carattere commerciale, notizie, aggiornamenti sulle iniziative di questo sito e delle società da essa controllate e/o collegate e/o Sponsor.
  • eventuale cessione a terzi dei suddetti dati, sempre finalizzata alla realizzazione di campagne di email marketing ed all’invio di comunicazioni di carattere commerciale.
  • eseguire gli obblighi previsti da leggi o regolamenti;
  • gestione contatti;

Queste finalità riguardano soltanto i dati dei visitatori del sito e dei contatti commerciali. Non si applicano mai ai dati ricevuti dalle API di Google (Gmail e Google Workspace), che non vengono ceduti a terzi né usati per marketing o pubblicità: vedi la sezione 1.11.

1.9 Modalità del trattamento

I dati verranno trattati con le seguenti modalità:

  • raccolta dati con modalità single-opt, in apposito database;
  • registrazione ed elaborazione su supporto cartaceo e/o magnetico;
  • organizzazione degli archivi in forma prevalentemente automatizzata, ai sensi del Disciplinare Tecnico in materia di misure minime di sicurezza, Allegato B del Codice della Privacy.

1.10 Diritti dell’interessato

Ai sensi ai sensi dell’art. 7 (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti) del Codice della Privacy, vi segnaliamo che i vostri diritti in ordine al trattamento dei dati sono:

  • conoscere, mediante accesso gratuito l’esistenza di trattamenti di dati che possano riguardarvi;
  • essere informati sulla natura e sulle finalità del trattamento
  • ottenere a cura del titolare, senza ritardo:
    • la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che vi riguardano, anche se non ancora registrati, e la comunicazione in forma intellegibile dei medesimi dati e della loro origine, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento; la richiesta può essere rinnovata, salva l’esistenza di giustificati motivi, con intervallo non minore di novanta giorni;
    • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
    • l’aggiornamento, la rettifica ovvero, qualora vi abbia interesse, l’integrazione dei dati esistenti;
    • opporvi in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che vi riguardano ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;

1.11 Dati ricevuti dalle API di Google (Gmail e Google Workspace)

Questa sezione riguarda l’app «Gmail» di Immigreer (modulo di posta/webmail della piattaforma), con cui un’organizzazione cliente può collegare una propria casella Gmail o Google Workspace tramite l’autorizzazione di Google (OAuth) e leggerla e usarla dentro Immigreer. Si applica ai dati ricevuti dalle API di Google.

Ruoli

I messaggi e gli allegati delle caselle collegate sono dati dell’organizzazione cliente, che ne è titolare del trattamento. Codebase S.r.l. è responsabile del trattamento: li tratta per conto dell’organizzazione e solo su istruzione documentata del titolare, per fornire il servizio, come descritto nel Modello di Shared Responsibility e nella sezione 1. Ogni cliente, in qualità di titolare del trattamento, stipula con Codebase SRL, in qualità di responsabile, un accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR.

Autorizzazioni (scope) richieste e perché

Immigreer richiede soltanto due autorizzazioni e nessun’altra. Le concede l’amministratore dell’organizzazione che collega la casella, dalla schermata di consenso di Google.

  • https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly – per leggere la casella: elenco dei messaggi della Posta in arrivo, contenuto e allegati dei messaggi, storico richiesto dall’amministratore e indirizzo dell’account collegato. Serve a mostrare la posta agli utenti autorizzati dell’organizzazione e a registrare nel protocollo i messaggi ricevuti. Immigreer non modifica, non archivia, non etichetta e non elimina nulla nella casella Gmail: archiviare o eliminare un messaggio in Immigreer agisce solo sulla copia presente in Immigreer.
  • https://www.googleapis.com/auth/gmail.send – per inviare un messaggio scritto da un utente, solo quando l’utente sceglie esplicitamente di inviare (nuovo messaggio, risposta, inoltro, invio di un documento protocollato, email di prova). Non esistono invii automatici o massivi.

Dati trattati

  • l’indirizzo email dell’account collegato, per verificare che sia stata autorizzata la casella giusta;
  • i messaggi della Posta in arrivo ricevuti dopo la data scelta dall’organizzazione e, su richiesta dell’amministratore, quelli di un intervallo di date scelto (storico): mittente, destinatari, oggetto, testo e allegati;
  • i messaggi scritti e inviati dagli utenti da dentro Immigreer, le bozze (che restano in Immigreer, non in Gmail) e i loro allegati;
  • i token di accesso che Google rilascia dopo l’autorizzazione, necessari per leggere e inviare per conto dell’organizzazione. Sono conservati nel database della piattaforma, accessibile solo al servizio.

Dove sono conservati e chi vi accede

I dati sono conservati nel database e nell’archivio file della piattaforma, sull’infrastruttura descritta nella sezione 2.7. Vi accedono soltanto gli utenti autorizzati dell’organizzazione che ha collegato la casella, e solo se l’amministratore dell’organizzazione ha assegnato loro quella casella; i dati di un’organizzazione non sono mai visibili a un’altra. Un numero ristretto di tecnici di Codebase può accedere ai sistemi per assistenza e sicurezza, non per altri scopi.

Nessuna vendita, pubblicità o cessione

  • Non vendiamo i dati ricevuti da Google.
  • Non li usiamo per pubblicità né per profilazione commerciale, e non li usiamo per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico.
  • Non li trasferiamo a terzi, salvo quando serve a fornire le funzioni richieste dall’utente, per rispettare la legge o con il consenso dell’utente.
  • Le persone non leggono i messaggi, salvo con il consenso dell’utente, per motivi di sicurezza o per obbligo di legge.

Dichiarazione di Uso limitato (Limited Use)

Dichiarazioni ufficiali, in inglese:

The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Immigreer’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Conservazione e cancellazione dei dati

I messaggi scaricati restano conservati nel servizio finché l’organizzazione li usa in Immigreer. La disconnessione o la rimozione della casella, e la revoca dell’accesso da parte dell’utente su Google, non comportano la cancellazione automatica dei messaggi già scaricati.

La cancellazione dei dati si richiede per iscritto a info@codebase.it oppure a dpo@codebase.it, indicando l’organizzazione e la casella interessate: provvediamo all’eliminazione entro 30 giorni. È una procedura manuale su richiesta, non un processo automatico. Possono restare soltanto i dati che la legge impone di conservare.

Come revocare l’accesso

Puoi revocare in qualsiasi momento l’accesso di Immigreer al tuo account Google dalla pagina https://myaccount.google.com/permissions: seleziona l’app e scegli di rimuovere l’accesso. Dopo la revoca Immigreer non può più leggere né inviare con quella casella; per usarla di nuovo serve una nuova autorizzazione. Per i messaggi già scaricati vale quanto scritto sopra (cancellazione su richiesta).

1.12 Intelligenza artificiale

Immigreer offre funzioni facoltative di assistenza alla scrittura basate su intelligenza artificiale (per esempio «Correggi con AI»). Le attiva un amministratore dell’organizzazione e le usano solo gli utenti abilitati. Il fornitore è OpenAI, tramite la sua API.

  • All’AI viene inviato soltanto il testo scritto dall’operatore, quando preme il pulsante.
  • Il contenuto delle email ricevute o lette da Gmail (mittente, oggetto, testo, allegati) non viene mai inviato all’AI: se una bozza contiene un messaggio inoltrato o citato, quella parte viene esclusa e resta com’è. Anche la creazione dei ticket di assistenza a partire dalle email non usa l’AI sulle caselle Google.
  • La richiesta indica al fornitore di non conservare i dati.
  • I dati ricevuti da Google non vengono usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

2. Termini di Servizio (ToS)

I presenti Termini di Servizio (di seguito “Termini”) disciplinano l’accesso e l’utilizzo della nostra piattaforma (“Servizio”) offerta da Codebase S.r.l. (“noi”, “nostro”) ai singoli utenti (“utente” o “tu”). L’utilizzo del Servizio implica l’accettazione dei Termini e della nostra Privacy Policy. I termini specifici del modulo di posta collegato a Gmail sono nella pagina Termini di Servizio – App Gmail.

2.1. Accettazione dei Termini

Utilizzando la piattaforma, l’utente accetta incondizionatamente i presenti Termini. Qualora l’utente non concordi con essi, è pregato di interrompere immediatamente l’uso del Servizio.

2.2. Modifiche ai Termini

Ci riserviamo il diritto di modificare o aggiornare i Termini in qualsiasi momento. In caso di modifiche sostanziali, informeremo l’utente via e-mail o tramite avviso sul sito. L’utilizzo continuato del Servizio successivamente alle modifiche costituisce accettazione delle medesime.

2.3. Proprietà Intellettuale

Tutti i diritti relativi al nome, al marchio, al codice sorgente e ai contenuti presenti sulla piattaforma appartengono a Codebase o ai suoi licenziatari. Gli utenti mantengono la titolarità sui propri contenuti caricati, ma concedono a Codebase una licenza non esclusiva per utilizzare tali contenuti al fine di erogare il Servizio.

2.4. Limitazioni di Responsabilità

Nella misura massima consentita dalla legge, Codebase non sarà responsabile per eventuali danni diretti, indiretti, incidentali, consequenziali o punitivi derivanti dall’utilizzo o dall’impossibilità di utilizzare il Servizio. Il Servizio viene fornito “così com’è” e “come disponibile”, senza garanzie di alcun tipo.

2.5. Sospensione e Risoluzione

Ci riserviamo il diritto di sospendere o chiudere l’account di un utente in caso di violazione dei Termini, condotta illecita o potenziale danno alla piattaforma, senza preavviso.

2.6 Politica di archiviazione/rimozione dei dati

La nostra policy di conservazione e rimozione dei dati segue linee guida GDPR-compliant. Per i dati di progetti, cartelle e metadati degli utenti si applica quanto segue (durante il periodo di conservazione i dati sono mantenuti in sistemi sicuri con accesso limitato e controllato):

  • Durata di archiviazione: Conserveremo i dati degli utenti (progetti, cartelle, metadati) finché essi mantengono l’account attivo o finché necessario per fornire il servizio.
  • Richiesta di cancellazione: L’utente può richiedere la cancellazione dei propri dati in qualsiasi momento scrivendo all’indirizzo indicato nella sezione contatti, dopodiché provvederemo all’eliminazione entro 30 giorni su tutti i nostri sistemi.
  • Conformità GDPR: Rispettando la normativa vigente, includiamo processi di minimizzazione dei dati, revisione periodica e cancellazione su richiesta dell’utente.

Per i messaggi della posta collegata (Gmail e altre caselle) valgono le regole della sezione 1.11: conservazione finché l’organizzazione li usa e cancellazione su richiesta entro 30 giorni.

2.7 Politica di archiviazione dei dati / Hosting

  • Come ospitiamo i dati:
    • I server sono ospitati esclusivamente in Italia sui sistemi cloud di Aruba Spa , in un ambiente conforme alle principali certificazioni di sicurezza (ISO 27001, SOC 2, ecc.).
    • Utilizziamo la crittografia in transito (HTTPS/TLS) e, ove previsto, a riposo per garantire la sicurezza dei dati.
    • Solo personale autorizzato ha accesso alle informazioni degli utenti, gestite attraverso policy di “least privilege” e audit logging.
  • Replica e backup:
    • Manteniamo backup regolari per garantire la continuità del servizio e la protezione da perdite accidentali di dati.
    • I backup sono a loro volta crittografati e conservati in un ambiente sicuro e separato.

3. Il Titolare del trattamento dei dati personali

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) vi segnaliamo che il titolare del trattamento ad ogni effetto di legge è:

  • Codebase SRL
  • P. IVA 02098260850
  • Via Degli Orti, 72
  • 93100 – Caltanissetta (CL)
  • Tel/Fax: (+39) 0934 1935790
  • E-mail: info@codebase.it

Il Titolare La informa che i dati da Lei forniti in relazione ai rapporti giuridici in essere (utente/interessato) saranno oggetto di trattamento nel rispetto della sopra menzionata normativa. Detto trattamento avverrà in modo lecito e secondo i principi di cui all’art. 5 del Regolamento UE 2016/679.

Per esercitare i diritti previsti all’art. 7 del Codice della Privacy ovvero per la cancellazione dei vostri dati dall’archivio, è sufficiente contattarci attraverso uno dei canali messi a disposizione.

Tutti i dati sono protetti attraverso l’uso di antivirus, firewall e protezione attraverso password.

Vi informiamo che abbiamo nominato un Responsabile della Protezione dei dati (Data Protection Officer), raggiungibile all’indirizzo dpo@codebase.it o al numero 0934 1935790.

Consenso

Usando il nostro sito web, acconsenti alla nostra politica sulla privacy e accetti i suoi termini. Se desideri ulteriori informazioni o hai domande sulla nostra politica sulla privacy non esitare a contattarci.

Ultimo aggiornamento: 9 ottobre 2026.

English

The Italian text above is the reference version for the corporate documents (customer and supplier privacy notice, integrated security and quality policy, shared responsibility model), which are available as PDF in Italian at the links in the Italian section. Below is the English version of the website privacy policy and of the section on data received from Google APIs.

Contents

1. Privacy Policy

Notice to natural persons pursuant to articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR)

Introduction

We at Immigreer consider the privacy of our visitors extremely important. This document describes in detail the types of personal information collected and recorded by our website and its subdomains, and how they are used.

The privacy notice for customers and suppliers of our software, the information security policy and the shared responsibility model are published in Italian in the Italian section above and as PDF: customer and supplier privacy notice, integrated information security and quality policy, shared responsibility model.

In summary: CODEBASE SRL, Via Degli Orti 72, 93100 Caltanissetta (CL), Italy, processes personal data in compliance with the GDPR, with measures suited to guarantee security and confidentiality, using manual, electronic or automated tools. Its information security management system is designed in line with ISO/IEC 27001:2022, 27017 and 27018 and ISO 9001:2015. For the data of its customers, Codebase acts as data processor (ISO/IEC 27018 and GDPR) and the customer organizations act as data controllers, as described in the shared responsibility model.

1.1–1.4 Cookies

Cookies are small text files placed automatically in the browser of the visitor. This website uses cookies, including third-party cookies, to improve the browsing experience, to let visitors use online services and to monitor navigation. You can disable cookies from your browser settings; this may limit some features of the site. The cookies used belong to these categories: strictly necessary technical cookies; preference cookies (for example the language); statistics and audience measurement cookies (for example Google Analytics), based on anonymous and aggregated data; and third-party social media cookies (for example Facebook and Google sign-in, sharing and comments).

1.5–1.6 Advertising partners and third-party privacy policies

Some of our advertising partners may use cookies on our site to collect anonymous browsing data. Third-party ad networks may receive your IP address and may use cookies or JavaScript to measure the effectiveness of their campaigns or personalize the ads you see. Our site does not have access to, or control over, these cookies. Please read the privacy policies of those third parties for more information and on how to opt out; this policy does not apply to them.

1.7 Log files

Like many websites, ours uses log files that record visitors (IP addresses, browser type, ISP, date and time, referring and exit pages, number of clicks). This information is used to analyze trends, administer the site and monitor user movement; IP addresses and other information are not linked to personally identifiable information, so all data are collected in an anonymous form.

1.8 Purposes of processing

Data of website visitors and business contacts may be collected for one or more of these purposes: giving access to the reserved areas of the Portal and of connected portals/sites, and sending communications, including commercial ones, news and updates about the initiatives of this site and of the companies controlled by or connected to it, or its sponsors; possible transfer of such data to third parties, always for the purpose of email marketing campaigns and commercial communications; fulfilling obligations under laws or regulations; contact management.

These purposes concern only the data of website visitors and business contacts. They never apply to data received from Google APIs (Gmail and Google Workspace), which are not transferred to third parties nor used for marketing or advertising: see section 1.11.

1.9–1.10 Methods of processing and data subject rights

Data are processed through collection in a dedicated database, recording and processing on paper and/or magnetic media, and mostly automated archives. Data subjects have the rights set out in the GDPR: access, rectification, updating, integration, erasure, restriction and objection, including objecting to commercial communications, and obtaining confirmation of whether personal data concerning them exist and receiving them in a clear form. To exercise these rights contact us at the addresses in section 3.

1.11 Data received from Google APIs (Gmail and Google Workspace)

This section concerns the “Gmail” app of Immigreer (the email/webmail module of the platform), with which a customer organization can connect its own Gmail or Google Workspace mailbox through Google authorization (OAuth) and read and use it inside Immigreer. It applies to data received from Google APIs.

Roles

The messages and attachments of the connected mailboxes are the data of the customer organization, which is the data controller. Codebase S.r.l. is the data processor: it processes them on behalf of the organization and only on the controller’s documented instructions, to provide the service, as described in the shared responsibility model and in section 1. Each customer, as data controller, enters into a data processing agreement with Codebase SRL, as data processor, pursuant to Article 28 GDPR.

Permissions (scopes) requested and why

Immigreer requests only two permissions and no others. They are granted by the administrator of the organization that connects the mailbox, on Google’s consent screen.

  • https://www.googleapis.com/auth/gmail.readonly – to read the mailbox: the list of Inbox messages, the content and attachments of messages, the history requested by the administrator and the address of the connected account. It is used to show the mail to the organization’s authorized users and to register received messages in the organization’s document registry. Immigreer does not modify, archive, label or delete anything in the Gmail mailbox: archiving or deleting a message in Immigreer only affects the copy held in Immigreer.
  • https://www.googleapis.com/auth/gmail.send – to send a message written by a user, only when the user explicitly chooses to send (new message, reply, forward, sending a registered document, test email). There are no automatic or bulk sendings.

Data processed

  • the email address of the connected account, to check that the right mailbox was authorized;
  • the Inbox messages received after the date chosen by the organization and, on the administrator’s request, those in a chosen date range (history): sender, recipients, subject, text and attachments;
  • the messages written and sent by users from inside Immigreer, the drafts (which stay in Immigreer, not in Gmail) and their attachments;
  • the access tokens that Google issues after authorization, needed to read and send on behalf of the organization. They are stored in the platform’s database, accessible only to the service.

Where the data are stored and who can access them

The data are stored in the platform’s database and file storage, on the infrastructure described in section 2.7. Only the authorized users of the organization that connected the mailbox can access them, and only if the organization’s administrator has assigned that mailbox to them; the data of one organization are never visible to another organization. A small number of Codebase technicians can access the systems for support and security purposes, and for no other purpose.

No sale, advertising or transfer

  • We do not sell data received from Google.
  • We do not use them for advertising or commercial profiling, and we do not use them to develop, improve or train artificial intelligence or machine learning models.
  • We do not transfer them to third parties, except as needed to provide the features the user requested, to comply with the law, or with the user’s consent.
  • People do not read the messages, except with the user’s consent, for security reasons or where required by law.

Limited Use disclosure

Official statements:

The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Immigreer’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Retention and deletion of data

Downloaded messages remain stored in the service for as long as the organization uses them in Immigreer. Disconnecting or removing the mailbox, and revoking access on Google, do not automatically delete the messages already downloaded.

Deletion of the data is requested in writing to info@codebase.it or dpo@codebase.it, stating the organization and the mailbox concerned: we carry out the deletion within 30 days. It is a manual procedure on request, not an automatic process. Only data that the law requires us to keep may remain.

How to revoke access

You can revoke Immigreer’s access to your Google account at any time from https://myaccount.google.com/permissions: select the app and choose to remove access. After revocation Immigreer can no longer read or send with that mailbox; using it again requires a new authorization. For messages already downloaded, what is written above applies (deletion on request).

1.12 Artificial intelligence

Immigreer offers optional AI-based writing assistance features (for example “Correct with AI”). An administrator of the organization activates them and only enabled users can use them. The provider is OpenAI, through its API.

  • Only the text written by the user is sent to the AI, when the user clicks the button.
  • The content of emails received or read from Gmail (sender, subject, text, attachments) is never sent to the AI: if a draft contains a forwarded or quoted message, that part is excluded and left as it is. Creating support tickets from emails does not use the AI on Google mailboxes either.
  • The request instructs the provider not to store the data.
  • Data received from Google are not used to train artificial intelligence models.

2. Terms of Service (ToS)

These Terms of Service (“Terms”) govern access to and use of our platform (“Service”) offered by Codebase S.r.l. (“we”, “our”) to individual users (“user” or “you”). Using the Service implies acceptance of the Terms and of our Privacy Policy. The specific terms of the email module connected to Gmail are on the page Terms of Service – Gmail App.

  • 2.1 Acceptance. By using the platform the user unconditionally accepts these Terms. If the user does not agree, they should stop using the Service immediately.
  • 2.2 Changes. We may modify or update the Terms at any time. For substantial changes we will inform the user by email or by a notice on the site. Continued use after the changes constitutes acceptance.
  • 2.3 Intellectual property. All rights in the name, trademark, source code and content of the platform belong to Codebase or its licensors. Users retain ownership of the content they upload but grant Codebase a non-exclusive licence to use it to provide the Service.
  • 2.4 Limitation of liability. To the maximum extent permitted by law, Codebase is not liable for direct, indirect, incidental, consequential or punitive damages arising from the use of, or inability to use, the Service. The Service is provided “as is” and “as available”, without warranties of any kind.
  • 2.5 Suspension and termination. We may suspend or close a user’s account for breach of the Terms, unlawful conduct or potential harm to the platform, without notice.
  • 2.6 Data retention and removal. Our retention and removal policy follows GDPR-compliant guidelines. We keep user data (projects, folders, metadata) for as long as the account remains active or as long as necessary to provide the service; users can ask for deletion of their data at any time by writing to the address in the contacts section, and we will delete it within 30 days from all our systems. For messages of connected mailboxes (Gmail and others) the rules of section 1.11 apply: retention while the organization uses them, and deletion on request within 30 days.
  • 2.7 Hosting. The servers are hosted exclusively in Italy on the cloud systems of Aruba Spa, in an environment compliant with the main security certifications (ISO 27001, SOC 2, etc.). We use encryption in transit (HTTPS/TLS) and, where provided, at rest. Only authorized personnel have access to user information, managed through “least privilege” policies and audit logging. We keep regular backups, which are also encrypted and stored in a secure, separate environment.

3. Data controller

Pursuant to article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) the data controller for all legal purposes is:

  • Codebase SRL
  • VAT no. 02098260850
  • Via Degli Orti, 72
  • 93100 – Caltanissetta (CL), Italy
  • Tel/Fax: (+39) 0934 1935790
  • Email: info@codebase.it

The data you provide in connection with the legal relationships in place (user/data subject) will be processed in compliance with the above regulation, lawfully and according to the principles of article 5 of the GDPR. To exercise your rights or to have your data deleted from the archive, simply contact us through one of the channels provided. We have appointed a Data Protection Officer, reachable at dpo@codebase.it or on +39 0934 1935790.

Consent

By using our website you consent to our privacy policy and agree to its terms. If you want more information or have questions about our privacy policy, please contact us.

Last updated: 9 October 2026.